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No es casualidad que una de las primeras cosas que los usuarios preguntan cuando compran un nuevo dispositivo es cómo descargar Microsoft Office de forma gratuita. Microsoft Office es el software de productividad más importante del mundo, un conjunto de aplicaciones que permite a los usuarios hacer más en el trabajo y en el hogar. Afortunadamente, puede utilizar Microsoft Office de forma gratuita sin una prueba o descarga gratuita gracias a Office Online.
Por qué usar Microsoft Office en línea
Antes de discutir cómo usar Microsoft Office Online para acceder a Word, Excel, OneNote y PowerPoint, es importante que entienda por qué Office Online es tan importante.
Para decirlo suavemente, las aplicaciones de productividad de Microsoft Office son caras. Comprar Microsoft Office Home & Student para una sola PC cuesta $ 139.99 y esta versión no incluye todos los extras que los profesionales pueden necesitar, como la herramienta de calendario y correo electrónico de Outlook. Outlook solo se incluye en Microsoft Office Home and Business, que cuesta $ 219.99.
Los usuarios que compran cualquiera de estas dos versiones solo pueden descargarlas e instalarlas en una sola PC. Para las personas que no se sienten cómodos con esos precios, Microsoft también vende el conjunto de aplicaciones de productividad de Office como una especie de servicio de suscripción. Los usuarios que desean instalar Microsoft Office en una PC pagan a Microsoft $ 6.99 al mes por el acceso a una descarga completa de Microsoft Office en una sola PC. Al pagar $ 9.99 al mes, los usuarios acceden a Microsoft Office en hasta cinco computadoras de escritorio y portátiles diferentes.
De cualquier manera, ambas opciones suman una gran cantidad de dinero gastado en el largo plazo y es por eso que Office Online existe y por qué todos los usuarios, Mac o PC, deberían considerarlo. Es una forma de obtener acceso a Office sin saltar a ninguna esperanza, y dado que se basa en OneDrive es una forma fácil de acceder a documentos y presentaciones en casi cualquier dispositivo.
Cómo usar Microsoft Office en línea
Con el nombre de usuario y la contraseña de su cuenta de Microsoft, vaya al sitio web de Office Online. Haga clic en el Registrarse Botón en la esquina superior derecha de su pantalla.
Solo con una cuenta de Microsoft, sus documentos, presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel estarán disponibles a través de Office Online. Si ya tiene una copia de Microsoft Office 2013 instalada en una máquina, debe utilizar la misma cuenta de Microsoft que usó en esa versión de Microsoft Office. Las cuentas de Microsoft también se usan en Windows 8, Outlook.com y Xbox One. No cree una nueva cuenta si no tiene que hacerlo.
Una vez que hayas iniciado sesión, haz clic en el ícono de la aplicación de Microsoft Office que te gustaría usar. Para este ejemplo estamos usando PowerPoint. Haga clic en el icono que mejor se corresponda con la actividad que desea completar. Si solo necesita un documento en blanco, el símbolo más es en lo que quiere hacer clic, la carpeta en el extremo derecho le permitirá abrir los documentos cargados en OneDrive. De nuevo, lo estamos mostrando en PowerPoint Online, pero el proceso es el mismo para Word Online, OneNote Online y Excel Online.
Se accede a cada comando en cada aplicación de Office Online desde la barra que flota a lo largo de la parte superior de la ventana. Microsoft llama a esto la Cinta, porque muestra todas las opciones a los usuarios en una larga fila que se ejecuta desde el lado derecho a la izquierda de la pantalla. Examine alrededor de cada pestaña en cada aplicación de Office Online para aprender dónde están los comandos importantes. Cuando utilice Office Online, recuerde considerar qué tarea está intentando completar. Por ejemplo, si está intentando hacer que sus diapositivas sean más atractivas en PowerPoint Online, querrá hacer clic en la pestaña Diseño. Si cree que la Cinta está ocupando demasiado espacio, minimícelo haciendo clic en la flecha en la cinta en el extremo derecho.
La impresión y apertura de nuevos documentos se administra a través del botón Archivo en el extremo izquierdo, como en otras versiones de Microsoft Office. Los documentos creados en todas las aplicaciones de Office Online se sincronizan desde OneDrive.
Qué tener en cuenta
Antes de comprometerse a usar las aplicaciones de Office Online, hay algunas cosas clave que debe saber. No son razones para no usar Office Online tanto como advertencias y consejos.
Primero, no hay absolutamente ningún botón Guardar en una sola aplicación de Office Online. A primera vista, puede parecer una locura, pero no tienes por qué preocuparte. Office Online guarda constantemente copias de sus documentos en los servidores de Microsoft. No hay un botón Guardar porque no es necesario.
En segundo lugar, Office Online no es una aplicación nativa en el sentido de que guarda documentos y elementos en el grupo de almacenamiento local de su dispositivo. No lo hace. Guarda todo en OneDrive, que luego puede sincronizar con su computadora. También puede sincronizar las cosas manualmente pero no podrá abrirlas sin una versión de Office para el escritorio. Si es un uso que no pasa mucho tiempo con una conexión a Internet decente, esta no es, en absoluto, la versión de Microsoft Office para usted. Una suscripción a Office 365 podría ser mejor para sus necesidades.
Por otro lado, Office Online es perfecto para las personas que no son usuarios pesados de Microsoft Office en primer lugar. Tiene las características suficientes para que sea un reemplazo ligero decente para una versión de escritorio de Office, siempre que no haya ninguna característica avanzada que necesite.
Buena suerte con Office Online y recuerde descargar una de las aplicaciones de Microsoft Office en su teléfono o tableta para complementar la experiencia de Office Online. Las versiones para iPhone y iPad son absolutamente gratuitas siempre y cuando estés viendo los documentos que has creado.
